Algemene voorwaarden
De algemene verkoopsvoorwaarden van KWADRAAD zijn van toepassing. Bij een conflict tussen de bijzondere bepalingen en de algemene voorwaarden van onze overeenkomst, gelden de bijzondere bepalingen voor zover deze niet strijdig zijn met de wetgeving.
1. Partijen
Partij 1 (de koper) is de organisator, vertegenwoordigd door een wettelijke en handtekeninggerechtigde vertegenwoordiger van deze organiserende partij. Door het sluiten van de overeenkomst verklaart Partij 1 dat de ondertekenaar minstens 18 jaar oud is en rechtsgeldig bevoegd is om deze overeenkomst af te sluiten. Indien de ondertekenaar handelt namens een natuurlijke persoon, vereniging, onderneming, overheid of enige andere organisatie, verklaart hij/zij over de vereiste vertegenwoordigings- en ondertekeningsbevoegdheid te beschikken. Partij 2 mag op deze verklaringen vertrouwen en is niet gehouden de leeftijd, identiteit of vertegenwoordigingsbevoegdheid van de ondertekenaar voorafgaandelijk te verifiëren.
2. Informatie of offerte
Wanneer u via www.kwadraad.be, e-mail of brief informatie of een offerte aanvraagt, maakt KWADRAAD binnen 3 werkdagen een vrijblijvende offerte op, waarin de gevraagde prestatie en de totaalprijs duidelijk omschreven worden.
Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, zijn alle op deze website vermelde prijzen en gages exclusief btw en exclusief vervoersonkosten. De vervoerskost wordt berekend op basis van het aantal kilometers en een vast tarief per kilometer, variërend per artiest/animatie en aantal personen, met een minimum van € 50,00.
Alle vermelde prijzen zijn louter informatief, niet bindend, en steeds onder voorbehoud van drukfouten, prijswijzigingen en beschikbaarheid.
3. Boeken en Bestellen
Voor elke bestelling of boeking stelt KWADRAAD een schriftelijke bestelbon op waarin de te leveren prestatie, alsook de toepasselijke betalings- en annulatievoorwaarden, duidelijk worden vermeld. Een bestelling of boeking wordt slechts als definitief beschouwd zodra KWADRAAD hiervan een schriftelijk akkoord heeft ontvangen.
Alle partijen erkennen dat KWADRAAD optreedt als boekingskantoor in naam en voor rekening van de artiest. KWADRAAD is zelf geen uitvoerende partij van de aangeboden act of prestatie. De uiteindelijke uitvoering van de prestatie berust uitsluitend bij de artiest(en) of toeleverancier(s). De aansprakelijkheid van KWADRAAD beperkt zich tot de correcte bemiddeling en administratieve afhandeling van de boeking.
4. Betaling
De algemene betalingsvoorwaarden zijn als volgt:
- Bij bestelling betaalt de koper een voorschot van 50% van de totale bestelwaarde, uiterlijk binnen 7 dagen na bestelling.
- Het resterende saldo dient uiterlijk 14 dagen vóór levering of uitvoering van de prestatie te zijn ontvangen.
Facturen zijn uitsluitend betaalbaar via overschrijving op rekeningnummer IBAN BE65 7512 0694 5496.
Voor een factuurwijziging achteraf of voor het opmaken van een factuur met een totaalbedrag < € 150,00 worden administratieve kosten van € 25,00 aangerekend.
Elke betwisting van een factuur moet binnen 8 dagen na ontvangst schriftelijk en gemotiveerd per aangetekend schrijven worden meegedeeld.
5. Laattijdige betaling
Indien de vergoeding (inclusief kosten) niet volledig en tijdig door de organisator wordt betaald, is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een nalatigheidsinterest verschuldigd van 1% (één procent) per aangevangen maand op het openstaande saldo.
Daarnaast is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 10% (tien procent) op het verschuldigde bedrag, met een minimum van € 125,00 (honderdvijfentwintig euro). Elke betaling wordt eerst toegerekend op de forfaitaire schadevergoeding, vervolgens op de nalatigheidsinterest en pas nadien op de hoofdsom.
KWADRAAD werkt uitsluitend met 100% voorafbetaling. Zolang de volledige betaling niet ontvangen is, kan KWADRAAD de uitvoering van de bestelling opschorten. Het uitblijven van tijdige betaling geeft de opdrachtgever geen recht op kosteloze annulatie. In geval van niet-tijdige betaling blijft de opdrachtgever de volledige waarde van de bestelling verschuldigd, ook indien KWADRAAD de uitvoering opschort of annuleert omwille van deze niet-betaling.
6. Recht op verzaking (enkel voor consumenten)
De consument (particulier, niet handelend als onderneming of zelfstandige) beschikt over een herroepingsrecht van 14 dagen na bevestiging van de bestelling.
Dit herroepingsrecht vervalt:
- zodra (gedeeltelijk) maatwerk werd uitgevoerd; of
- wanneer de aankoop gebeurt minder dan 14 dagen vóór de reservatiedatum.
Het inroepen van het herroepingsrecht dient steeds schriftelijk te gebeuren.
7. Re-engagement
De koper/organisator/opdrachtgever en de artiest verbinden zich ertoe om elke toekomstige samenwerking tussen hen beiden, die voortvloeit uit een door KWADRAAD tot stand gebrachte overeenkomst, vooraf en schriftelijk aan KWADRAAD te melden.
Elke boeking of her-boeking tussen dezelfde partijen dient opnieuw via KWADRAAD te verlopen.
In geval van niet-naleving hiervan is KWADRAAD gerechtigd een forfaitaire schadevergoeding te vorderen gelijk aan tien (10) maal de volledige waarde van het laatst door KWADRAAD bemiddelde contract tussen dezelfde partijen.
8. Repertoire - Artistieke inhoud
De organisator erkent voorafgaandelijk kennis te hebben van de aard, stijl en inhoud van de act of prestatie. De organisator kan geen aanspraken maken op wijzigingen aan repertoire, inhoud, vorm, presentatie, spel, acts of creatieve invulling door de artiest(en). De artistieke vrijheid en interpretatie behoren uitsluitend toe aan de artiest(en).
Aanpassingen, wijzigingen of extra opdrachten op de dag van uitvoering kunnen enkel op voorstel van de artiest(en) en moeten steeds voorafgaandelijk door KWADRAAD schriftelijk worden bevestigd; zonder deze schriftelijke bevestiging kunnen geen bijkomende verwachtingen of instructies worden opgelegd.
9. Technische fiche en hospitality rider
De technische fiche en hospitality rider die behoren tot de geboekte act maken integraal deel uit van deze overeenkomst. De organisator is verantwoordelijk om deze documenten tijdig op te vragen bij KWADRAAD en om alle daarin vermelde bepalingen en vereisten strikt na te leven.
Indien de organisator nalaat de technische fiche en/of hospitality rider op te vragen, blijft de organisator volledig verantwoordelijk om de nodige voorzieningen alsnog tijdig in orde te brengen. Het ontbreken van deze documenten ontslaat de organisator niet van zijn verplichtingen.
Alle bijkomende technische kosten, materialen, voorzieningen of hospitality die voortvloeien uit de technische fiche en/of rider, zijn volledig ten laste van de organisator.
Indien de organisator de vereiste technische, logistieke of hospitalityvoorwaarden niet kan voorzien of niet voorziet, is KWADRAAD en/of de artiest gerechtigd om de uitvoering geheel of gedeeltelijk te weigeren zonder dat enig recht op terugbetaling of schadevergoeding ontstaat voor de organisator.
10. Toegang tot de zaal en kleedkamers
De organisator staat in voor voldoende parkeerruimte in de nabijheid van de zaal voor de (vracht)wagen(s) van de artiest en zijn begeleiders. Tevens staat de organisator in voor geschikte toegangsmogelijkheden tot de zaal en het podium, dit met het oog op het optimale verloop van het lossen en laden van de instrumenten, de decors en ander materiaal van de artiest.
De organisator staat verder ook in voor voldoende propere, verwarme en afsluitbare kleedkamers en toiletfaciliteiten. Hij verstrekt, indien gewenst, aan de vertegenwoordiger van de artiest een sleutel of toegangscode van de kleedkamers. Minstens één aangestelde van de organisator zal bij eerste aankomst van de artiest of zijn begeleiders aanwezig zijn in de zaal om de artiest en zijn begeleiders wegwijs te maken, de 6 nodige praktische inlichtingen te verstrekken en de kleedkamers toe te wijzen.
Verder zullen bij aankomst (en vertrek) van de artiest en zijn begeleiders voldoende stagehands aanwezig zijn om te helpen bij het lossen en laden van de instrumenten en het materiaal van de artiest zoals opgenomen in de technische fiche.
11. Verhuur van decorstukken en materiaal
Indien KWADRAAD decorstukken, meubilair, props, rekwisieten of ander materiaal levert, plaatst, verhuurt of ter beschikking stelt, gebeurt dit steeds in goede staat zoals overeengekomen.
Vanaf het moment van levering of plaatsing bij de organisator, draagt de organisator de volledige aansprakelijkheid voor het gehuurde materiaal, inclusief maar niet beperkt tot beschadiging, vervuiling, diefstal, vernieling of verlies, ongeacht de oorzaak.
Het gehuurde materiaal blijft steeds exclusieve eigendom van KWADRAAD. De organisator is niet gerechtigd om dit materiaal onder te verhuren, te verplaatsen zonder toestemming, of aan derden ter beschikking te stellen.
Herstelkosten, reinigingskosten of de vervangwaarde van (onderdelen van) materiaal worden integraal doorgerekend aan de organisator op basis van de effectieve kost. Indien herstel onmogelijk blijkt, is de organisator de volledige vervangwaarde verschuldigd.
KWADRAAD rekent steeds een waarborg aan voor het gehuurde materiaal. Deze waarborg dient vooraf volledig betaald te worden. KWADRAAD is gerechtigd om schade, vervuiling, ontbrekende onderdelen, herstelkosten of vervangwaarde geheel of gedeeltelijk te compenseren door inhouding op deze waarborg, zonder voorafgaande ingebrekestelling. Een eventueel positief saldo van de waarborg wordt binnen 14 dagen na inname en controle terugbetaald.
12. Annulatie
Annulatie door de organisator
Annuleren is steeds mogelijk. Bij annulatie door de organisator of koper is de volgende annulatievergoeding verschuldigd, berekend op de totale bestelwaarde (inclusief kosten en commissies):
- 50% bij annulatie meer dan 30 dagen vóór de reservatiedatum
- 100% bij annulatie 30 dagen of minder vóór de reservatiedatum
Deze vergoeding is verschuldigd ongeacht de reden van annulatie.
Een verhuis of wijziging van datum op verzoek van de organisator wordt eveneens beschouwd als annulatie, tenzij KWADRAAD uitdrukkelijk en schriftelijk instemt met het verplaatsen van de opdracht.
Annulatie door KWADRAAD / artiest
KWADRAAD is gerechtigd om de overeenkomst eenzijdig te beëindigen, zonder schadeloosstelling, indien de organisator zijn contractuele verplichtingen niet nakomt (o.a. niet-tijdige betaling, ontbrekende vergunningen, niet naleven technische voorwaarden, onveilige werkomstandigheden). De organisator blijft in dat geval gehouden tot betaling van de volledige overeengekomen prijs.
Daarnaast behoudt de artiest zich het recht voor om, in geval van een radio- of televisieopname of een buitenlandse opdracht op dezelfde datum als de geboekte voorstelling, de uitvoering van deze overeenkomst op te schorten en te verplaatsen naar een andere datum, ongeacht de termijn voorafgaand aan de voorstelling. De artiest moet deze opdracht aantonen door voorlegging van een geldige bevestiging.
Indien een nieuwe datum niet mogelijk blijkt, houdt de overeenkomst op te bestaan zonder dat enige terugbetaling of schadevergoeding verschuldigd is door KWADRAAD of de artiest.
13. Overmacht
Onder overmacht wordt verstaan: elke van de wil van partijen onafhankelijke omstandigheid, al dan niet voorzienbaar, die de uitvoering van de overeenkomst tijdelijk of definitief verhindert. Betalingsonmacht, het ontbreken van vergunningen of administratieve toelatingen bij de organisator kunnen nooit als overmacht worden beschouwd.
Epidemieën en pandemieën worden niet als overmacht aanvaard. In dergelijke gevallen blijft de organisator gehouden tot betaling van de gemaakte boekings- en administratiekosten. KWADRAAD informeert de organisator dat het mogelijk is dat de artiest een annulatievergoeding aanrekent. KWADRAAD behoudt zich het recht voor om deze annulatievergoeding integraal door te rekenen aan de organisator.
Indien een artiest door acute ziekte of ongeval de prestatie niet kan uitvoeren, zal deze situatie door middel van een medisch attest worden aangetoond. KWADRAAD is steeds gerechtigd om een volwaardige vervanger in te zetten, zonder dat de organisator dit als reden kan inroepen om kosteloos te annuleren of om een schadevergoeding te vorderen.
In geval van overmacht worden geen terugbetalingen uitgevoerd. KWADRAAD zal, indien en voor zover de artiest akkoord gaat, een nieuwe datum voorstellen en de opdracht verplaatsen. Dit is een inspanningsverbintenis, geen resultaatsverbintenis.
Geen van beide partijen kan in geval van overmacht aanspraak maken op enige schadevergoeding.
Indien de organisator voor de oorspronkelijke datum reeds onherroepelijke kosten heeft gedaan (techniek, catering, locatie, etc.), blijven deze uitsluitend ten laste van de organisator.
14. Opnames en interviews
Het (doen) maken en/of verspreiden van geluids-, film- en foto-opnames van de voorstelling (of de repetitie) door de organisator is strikt verboden, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de artiest of KWADRAAD.
De organisator zal evenmin faciliteiten hiertoe verstrekken aan derden en er tevens op toezien dat het publiek zich aan dit verbod houdt, door aanduidingen in de zaal of de foyer en via zijn gebruikelijke communicatiekanalen en dit voor zover realistisch gezien de huidige smartphonetechnologie. Alle aanvragen voor interviews, fotosessies e.d. dienen tijdig aan de vertegenwoordiger van de artiest gericht te worden.
Gebruik van foto’s op de eigen website/sociale media van de organisator zijn wel toegestaan, voor zover vooraf door de artiest goedgekeurd.
15. Intellectuele eigendomsrechten & publiciteitsmateriaal
Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de acts, concepten, uitvoeringen, personages, kostuums, scripts, muziek en andere creaties behoren toe aan de respectieve artiest(en) en/of rechthebbenden. Geen enkele overdracht of licentie van rechten wordt geacht tot stand te komen door de boeking, tenzij dit uitdrukkelijk en schriftelijk door KWADRAAD en de artiest werd bevestigd.
Het is de organisator niet toegestaan om enige opname (audio, video of foto) te exploiteren, commercieel te gebruiken of publiek te verspreiden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van KWADRAAD en de artiest(en). Persoonlijk gebruik door aanwezige gasten op het event blijft toegestaan, voor zover dit niet commercieel is.
Het gebruik van de naam, merken, logo’s of beeldmateriaal van KWADRAAD of van de artiest(en) voor publiciteit, promotie of aankondiging is enkel toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van KWADRAAD.
De artiest bezorgt tijdig digitaal promotiemateriaal (foto’s, tekst, visuals) aan de organisator. Dit promotiemateriaal mag door de organisator enkel worden gebruikt voor de promotie van de geboekte voorstelling en uitsluitend in de aanloop naar én in het kader van dat specifieke event. Het promotiemateriaal mag niet worden doorverkocht of commercieel geëxploiteerd.
Op eerste verzoek van KWADRAAD of de artiest dient de organisator de naam van de fotograaf te vermelden bij elk gebruikt beeldmateriaal.
16. Auteursrechten
Eventuele auteursrechten, naburige rechten of rechten voortvloeiend uit de uitvoering van muziek of ander beschermd materiaal tijdens het event, zijn volledig ten laste van de organisator.
De organisator staat in voor de aangiftes en eventuele betalingen aan de bevoegde beheersvennootschappen (o.a. SABAM, PlayRight). KWADRAAD en/of de artiest(en) kunnen hiervoor nooit aansprakelijk worden gesteld.
17. Aansprakelijkheid
KWADRAAD treedt op als bemiddelaar en/of uitvoerder van evenementenorganisatie en is uitsluitend verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van haar eigen contractuele verplichtingen.
De uitvoering van de artistieke prestatie zelf gebeurt onder de verantwoordelijkheid van de artiest(en). Daarnaast kan KWADRAAD ook derden en toeleveranciers inschakelen voor de uitvoering van diensten.
KWADRAAD kan nooit aansprakelijk worden gehouden voor tekortkomingen, fouten, prestaties of nalatigheden van deze door haar ingeschakelde derden, ook al werden zij door KWADRAAD geselecteerd en voorgesteld aan de opdrachtgever.
KWADRAAD kan niet aansprakelijk worden gehouden voor enige schade, verlies, kosten of gebreken die rechtstreeks of onrechtstreeks voortvloeien uit handelingen of nalatigheden van artiesten of derden, tenzij bewezen opzet of zware fout in hoofde van KWADRAAD.
Elke aansprakelijkheid van KWADRAAD is in elk geval beperkt tot het bedrag van de door de opdrachtgever betaalde commissie/vergoeding die KWADRAAD uit de betreffende boeking heeft ontvangen.
KWADRAAD kan niet aansprakelijk worden gehouden voor indirecte schade, gevolgschade, immateriële schade, gederfde winst, commerciële schade, annuleringskosten of kosten van derden.
De organisator is verantwoordelijk voor de vereiste verzekeringen op locatie (burgerlijke aansprakelijkheid uitbating/evenementenverzekering).
De organisator staat in voor een veilige werkomgeving voor artiest(en), crew en materiaal. Schade die voortvloeit uit onveilige omstandigheden of tekortkomingen op de locatie is ten laste van de organisator.
18. Fiscale en sociaalrechtelijke verplichtingen
Elke partij is verantwoordelijk voor de naleving van haar eigen fiscale en sociaalrechtelijke verplichtingen, met inbegrip van de verplichtingen van eventuele onderaannemers of medewerkers waarmee zij samenwerkt.
KWADRAAD treedt nooit op als werkgever van de artiest(en), noch rechtstreeks, noch onrechtstreeks. Alle werkgeversverplichtingen, loonkosten, bijdragen of sociale lasten behoren toe aan de partij die de artiest tewerkstelt.
KWADRAAD draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor fiscale of sociaalrechtelijke verplichtingen in hoofde van de organisator, de artiest(en) of derden.
Alle vergunningen, belastingen, heffingen, retributies en overige wettelijke bijdragen die voortvloeien uit het organiseren van het event, komen integraal en uitsluitend ten laste van de organisator en dienen door hem tijdig te worden voldaan.
19. Vrijkaarten
De artiest heeft recht op het in de bijzondere bepalingen van deze overeenkomst bepaalde aantal vrijkaarten en streeft ernaar om uiterlijk 1 (één) werkdag voor de voorstelling zijn gastenlijst over te maken aan de organisator. In zoverre de artiest geen gastenlijst overmaakt aan de organisator, of indien deze lijst minder gasten telt dan overeengekomen met de organisator, zal de organisator het recht hebben om vanaf dan het saldo van de vrijkaarten van de artiest in verkoop te brengen.
KWADRAAD heeft het recht maximaal 10 personen gratis voor het optreden uit te nodigen. Afwijking van deze regel kan enkel in gezamenlijk overleg.
20. Klachtenregeling
Klachten met betrekking tot door KWADRAAD BV geleverde diensten of met betrekking tot de bestelprocedure moeten steeds schriftelijk worden ingediend per e-mail naar legal@kwadraad.be of per aangetekend schrijven gericht aan KWADRAAD BV, Steenweg 3 bus 402, 3540 Herk-de-Stad, België, BTW BE 0549.905.173.
Alle overeenkomsten tussen KWADRAAD BV en de Klant worden beheerst door het Belgisch recht. Wanneer de Klant een natuurlijk persoon is die uitsluitend voor niet-beroepsmatige doeleinden een beroep doet op KWADRAAD BV (consument), zijn uitsluitend de rechtbanken van de woonplaats van de consument bevoegd. In alle andere gevallen zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waarin KWADRAAD BV gevestigd is bevoegd.
21. Overdracht
Geen van beide partijen mag, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, haar rechten of verplichtingen uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk overdragen aan derden.
22. Wijzigingen
Aanvullingen of wijzigingen van deze overeenkomst zijn slechts geldig indien zij schriftelijk zijn overeengekomen en door beide partijen uitdrukkelijk zijn bevestigd.
23. Nietigheid
De nietigheid of ongeldigheid van één bepaling van deze overeenkomst tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De partijen zullen in dat geval de nietige bepaling vervangen door een geldige bepaling die zo nauw mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling.
24. Toepasselijk recht en geschillen
Op deze overeenkomst is uitsluitend Belgisch recht van toepassing. In geval van betwisting zullen partijen eerst trachten een minnelijke schikking te bereiken. Indien dat niet lukt, zullen zij in onderling overleg een mediatie- of arbitrageprocedure onderzoeken. Indien een minnelijke regeling onmogelijk blijkt, worden geschillen uitsluitend beslecht door de bevoegde rechtbanken van het rechtsgebied waar KWADRAAD is gevestigd, behoudens voorafgaandelijk andersluidende schriftelijke overeenkomst.