Elk evenement is maatwerk

Het zal niemand verbazen dat de kostprijs van een evenement sterk kan verschillen. De ontwikkeling van een evenement is altijd maatwerk, geen twee events zijn hetzelfde.
Een evenement met vijftig genodigden zal uiteraard minder kosten dan één met vijfhonderd gasten. De grootte en het aantal aanwezigen zijn dus erg bepalend voor het totale budget.

Daarnaast zijn ook de inhoud en de afwerkingsgraad doorslaggevend.
Wij zeggen bij KWADRAAD wel eens: “Als iemand aangeeft dat het ‘never been seen’ moet zijn, dan is het waarschijnlijk ook ‘never been paid’.” 😉

Wat bepaalt de prijs van een evenement?

De totaalprijs van een event wordt opgebouwd uit verschillende onderdelen, waaronder de locatie, de catering, de techniek en productie, de decoratie en styling, het entertainment, de logistiek en veiligheid en de communicatie.

Wie ervoor kiest om een eventbureau of eventplanner in te schakelen, denkt vaak dat die kost erbovenop komt. Dat is niet geheel onwaar, maar ook niet helemaal juist.

We leggen uit waarom… 

Hoe werkt de prijsbepaling bij KWADRAAD?

Bij KWADRAAD geloven we in transparantie en helderheid.

Daarom werken we bij KWADRAAD met drie duidelijke soorten uren, elk met hun eigen rol binnen het creatieve en organisatorische proces van een event, van idee tot uitvoering. Onze fee wordt bepaald op basis van deze gepresteerde uren, waarbij we verschillende tarieven hanteren afhankelijk van het type werk.

• Concepturen – de creatieve denkuren waarin het concept en het idee in een totaalbeleving worden ontwikkeld. De originele insteek, storytelling, look & feel worden hier grotendeels bepaald. Deze fase maakt het verschil tussen goed en memorabel.
  → Tarief: € 125/uur
• Productie-uren – de praktische uitwerking, planning en coördinatie. We vertalen het idee naar een uitvoerbaar event.
  → Tarief: € 70/uur
• On-site uren – de aanwezigheid van de eventmanager tijdens opbouw, uitvoering en afbouw en zorgt voor de volledige coördinatie, dat alles volgens plan verloopt en dat de klant zorgeloos kan genieten van het eindresultaat.
  → Tarief: € 70/uur

Transparantie als standaard.

Een goed bureau communiceert altijd helder over zijn werkwijze, tarieven en budgetopbouw.

Onze tarieven zijn helder en eenvoudig opgebouwd. Geen verborgen kosten, geen verrassingen, enkel duidelijke afspraken, professionele opvolging en maximale kwaliteit.

Waarom de kost van een eventbureau geen extra kost is:

Wie ervoor kiest om een eventbureau of eventplanner in te schakelen, denkt vaak dat die kost erbovenop komt. Dat is niet helemaal onwaar, maar het is ook niet volledig juist.

Een goed bureau werkt efficiënt, beschikt over sterke leveranciersrelaties en weet waar budgetten slim kunnen worden ingezet. Daardoor kan een professioneel eventbureau vaak meer waarde creëren binnen hetzelfde budget dan wanneer een bedrijf alles zelf organiseert.

Het netwerk van partners en leveranciers is daarbij van onschatbare waarde. Een ervaren bureau heeft de prospectie naar kwalitatieve leveranciers al achter de rug en weet precies met wie het betrouwbaar kan samenwerken, en dat zijn niet altijd de duurste partijen.

Dankzij die ervaring kan een eventbureau slimmer onderhandelen, omdat leveranciers hen zien als een terugkerende klant. Dat levert betere voorwaarden, meer zekerheid en vaak ook een lagere prijs op.

Bovendien weet een bureau welke leveranciers in de categorie “goedkoop wordt duurkoop” vallen, iets wat een klant vaak pas te laat ontdekt.

Door hun jarenlange ervaring weten eventbureaus ook waar het loont om te investeren en waar bespaard kan worden. Zo wordt het budget optimaal verdeeld, zonder in te boeten op kwaliteit of impact.

Wat is een realistische inschatting van de totaalprijs?

De prijs om een event te laten organiseren hangt uiteraard sterk af van de omvang, de inhoud en de verwachtingen. Toch is het logisch dat klanten vooraf een idee krijgen van de totaalprijs en de tijdsinvestering die een eventbureau vraagt.

Bij KWADRAAD starten we elk traject met een duidelijke analyse en een transparante inschatting van de benodigde uren. Afhankelijk van de complexiteit en de schaal van het event kan dit variëren, maar gemiddeld mag je rekenen op de volgende richtlijnen:

Gemiddelde uren per type event:

*excl. externe leverancierskosten (locatie, catering, techniek, decoratie, etc.)

Waarom KWADRAAD als eventbureau rendeert? 

Bij KWADRAAD draait het om slimme keuzes. Elke euro moet bijdragen aan kwaliteit, impact en resultaat. Wij zorgen dat jouw budget maximaal rendeert in zichtbare kwaliteit en beleving. Dankzij ons sterk leveranciersnetwerk, slimme budgetbeheer en focus op creativiteit halen we altijd het maximale uit je budget, van idee tot uitvoering.

‘Geef ons € 10.000 en het voelt als € 15.000.’
‘Geef ons € 100.000 en het lijkt alsof je € 150.000 hebt geïnvesteerd.’

Dat is onze filosofie en dát maakt het verschil.

Wat wij niet geloven …

We kiezen bewust niet voor gratis pitches, want gratis bestaat niet 😉
Wie gratis werkt, moet ergens anders compenseren, óf in kwaliteit óf in transparantie.
Dat past niet bij wie wij zijn en waar KWADRAAD voor staat. Wij pitchen niet om te pitchen, maar om écht te realiseren.

Wat wij wél geloven …

We geloven in professioneel engagement vanaf het begin.
Daarom werken we met een vergoed pitchmodel. Wanneer het event doorgaat met ons, wordt deze kost volledig verrekend in het projectbudget. Je betaalt dus nooit dubbel.
En je weet dat wat je ontvangt, uniek, zorgvuldig uitgewerkt én uitvoerbaar is, zonder verrassingen achteraf.

Wanneer het project wordt toegewezen aan KWADRAAD, verrekenen we deze pitchkost volledig in het projectbudget. Je betaalt dus nooit dubbel én je krijgt vanaf het begin een voorstel dat haalbaar, uitvoerbaar en doordacht is.

Zo houden we het voor iedereen eerlijk én kwalitatief: jij weet dat je een realistisch concept ontvangt, wij weten dat we de tijd kunnen investeren die nodig is om iets neer te zetten waar we allebei achter staan.

Heb je binnenkort een feest of event te organiseren en wil je hierover graag eens met ons sparren of brainstormen? Laat het ons weten: Bellen of mailen?